Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation nach GoBS dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung und der GoBS für die Aufbewahrung von Daten und Belegen erfüllt sind.

Auch für bestimmte Branchen gibt es, unabhängig von den HGB-Anforderungen, Vorgaben zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen, so z. B. für die Pharmaindustrie nach FDA Part 11 und GxP (GMP, GLP Gute Laborpraxis). Für die Erstellung technischer Dokumentation ist die Norm EN 62 079 die Grundlage.

Verfahrensdokumentation nach GoBS

Die rechtliche Grundlage für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ergibt sich aus den §§ 239, 257 HGB, aus denen folgende Anforderungen an die Archivierung von kaufmännischen Unterlagen, sowohl in Papier als auch in elektronischen Archivsystemen, abgeleitet sind:

• Ordnungsmäßigkeit
• Vollständigkeit
• Sicherheit des Gesamtverfahrens
• Schutz vor Veränderung und Verfälschung
• Sicherung vor Verlust
• Nutzung nur durch Berechtigte
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
• Dokumentation des Verfahrens
• Nachvollziehbarkeit
• Prüfbarkeit

Das eigentliche Dokument mit den Vorgaben zum Thema Verfahrensdokumentation sind die Grundsätze ordnungsmäßiger DV gestützter Buchführungssysteme (GoBS).

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten organisatorischen und technischen Prozess

• der Entstehung (Erfassung),
• der Indizierung,
• der Speicherung,
• dem eindeutigen Wiederfinden,
• der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und
• der Reproduktion der archivierten Informationen,

die nach Handelsrecht und steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt werden müssen.

Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben. Qualitativ ausreichend und vollständig ist die Verfahrensdokumentation, wenn ein unabhängiger Dritter auf Basis der Dokumentation den ordnungsgemäßen Einsatz der Lösung überprüfen kann.

Siehe auch

• Elektronische Archivierung
• Revisionssicherheit
• Dokumenten-Technologien
• GoBS
• GDPdU
• Compliance (BWL)

Literatur

• Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) . Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen an die Oberfinanzbehörden der Länder vom 7. November 1995 - IV A 8 - S 0316 - 52/95 - BStBl 1995 I S. 738f.
• Ulrich Kampffmeyer, Jörg Rogalla: Grundsätze der elektronischen Archivierung. Code of Practice Band 1. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V., Bonn, 2. Auflage 1997, ISBN 3-932898-03-6.
• Karl-Georg Henstorf, Ulrich Kampffmeyer, Jan Prochnow: Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS. Code of Practice Band 2. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V., Bonn, 1999, ISBN 3-932898-04-4.