Organisaatio

Organisaatio, struktuuri, on yleisesti systeemin (yritys, hallinto, järjestö) rakenne: miten systeemin osat liittyvät toisiinsa ja vaikuttavat toisiinsa. Systeemin rakenne vaikuttaa keskeisesti systeemin toimintaan: muuttamalla systeemin rakennetta muutetaan myös systeemin toimintaa. Organisaation muuttaminen muuttaa siis yrityksen (vast.) toimintaa. Vertaa verkko ja alla hierarkia.

Organisaation idea on, että organisaatio erikoistuneena rakenteena pystyy saavuttamaan enemmän kuin sen osat erikseen. Yksittäinen ihminen ei pysty elinaikanaan rakentamaan pyramidia, mutta valtio pystyy. Yksittäinen ihminen ei pysty taivuttamaan globaalia yritystä tekemään jotakin (tai jättämään tekemättä), mutta globaali organisaatio pystyy.

Organisaatiomuodot

Organisaatiomuodot ovat pitkälti ihmisen evoluution mukaisesti:

• sukulaisuuteen perustuva (sukulaisuus)
• instituutioihin perustuva (hierarkia)
• vapaisiin markkinoihin perustuva (kauppa) ja
• verkostoihin perustuva organisaatiomuoto (verkko) sekä näiden erilaiset sekamuodot, hybridit.

Koska mitään vanhaa ei kehityksessä poistu, kaikki neljä organisaatiomuotoa esiintyvät edelleen, vain valtajakso vaihtuu. Oleellista on myös organisaatiomuotojen yhteistoiminta ja käyttö niille parhaiten sopivaan tehtävään mm. yhteiskunnissa, yrityksissä ja asevoimissa.

Hierarkia optimoi erikoistuneen, tehokkaan organisaation muuttumattomissa olosuhteissa. Hierarkian ja instituutioiden syntyminen mahdollisti toiminnan yksiköiden oleellisen laajentamisen klaanista valtioon. Oleellista oli tässä vaiheessa myös uusi, uudelle organisaatiotyypille välttämätön informaatiotekniikka ja tiedon taltioinnin uudet välineet: Kirjoitettu tieto savitauluissa (Babylonia), papyruksessa (Egyptinn) tai solmuissa (Peru inkat).

Uusi informaatiotekniikka ja uusi organisaatiomuoto mahdollisti suurien töiden, kuten kasteluverkkojen, kaupunkien, pyramidien ja teiden rakentamisen, ja myöhemmin valtioiden ja valtioiden valtioiden synnyn.

Hierarkia on myös merkittävä olemassaolon rakenneperiaate. Olemassaolon systeemit rakentuvat pitkälti hierarkiaan. Laaja olemassaolon systeemihierarkia on: kvarkit, alkeishiukkasettt, atomi, molekyylit, solut, monisoluiset (elimet, keskushermosto) ja monisoluisten organisaatiotasojen hierarkia: yksilö, perhe, klaani, heimo, valtio, valtioliitot ja globalisaatio.

Markkinat, vapaa kilpailu mahdollistaa erikoistumisen laajentamisen, mutta ei pysty edelleenkään vastaamaan muutokseen. Kaupankäynnin kehittyessä 1500-luvun jälkeen globaaliksi sen monimutkaisuus kasvoi.

Merkantilismilla globaalia kaupankäyntiä yritettiin hallita hierarkkisesti 1500-, 1600- ja 1700-luvuilla, mutta vapaiden markkinatalouksien syntyminen 1800-luvulla Isoon-Britanniaan ja Yhdysvaltoihin osoittivat ylivoimansa. Myös Neuvostoliiton kaatumisella katsotaan olevan organisaatioihin, monimutkaistumiseen ja uusiin tietoteknisiin menetelmiin liittyvä tausta.

Verkostot mahdollistavat edelleen erikoistumisen laajentamisen uudella tietotekniikalla ja niiden voima on monimutkaisuuden hallinnassa ja monipuolisessa ja suuressa tiedonkäsittelyn kyvyssä, eli kyvyssä 'käsitellä muutosta monimutkaisessa ja avoimessa järjestelmässä'.

Verkoston merkityksen kasvu liittyy oleellisesti uuden globaalin informaatioteknologian syntyyn, joka laajentaa toimintapiiriä ja pienentää transaktiokuluja. Globaali tietokonepohjainen informaatioteknologia mahdollistaa taas paikkariippumattomien organisaatioiden rakentamisen, tiedon tallentamisen verkon kautta koneella luettavaan muotoon sekä aika- ja paikkariippumattomien organisaatioiden luomisen.

Organisaation sidosryhmät

Organisaation toiminnan edellytyksenä ovat sidosryhmät. Sidosryhmiä ovat kaikki tahot, joiden kanssa organisaatio on tekemisissä. Sidosryhmä on tyypillisesti henkilöiden muodostama toinen organisaatio tai toistensa kanssa vuorovaikutuksessa oleva ihmisten ryhmä. Organisaation sidosryhmä voi tarkoittaa myös yksittäistä toisistaan riippumattomien henkilöiden joukkoa. Sidosryhmiä voivat olla esimerkiksi:

• Organisaation sisäiset tai osittain sisäiset sidosryhmät
  • Rahoittajat
  • Omistajat
  • Henkilöstö
• Organisaation ulkopuoliset sidosryhmät
  • Asiakkaat
  • Yhteistyökumppanit
  • Viranomaiset
  • Media
  • Kansalaiset
  • Valtionhallinnot

Organisaatiomuodot ja monimutkaisuus

Verkostoilla on fyysikko Heinz R. Pagelsin mukaan mielenkiintoinen suhde monimutkaisuuteen: 'Toinen teema kompleksisuuden maailmassa on rinnakkaisen (verkon) painottuminen peräkkäisen (hierarkkisen) järjestelmän sijasta. ... Peräkkäinen järjestelmä voidaan yleistää hierarkkiseksi järjestelmäksi ... Hierarkkiset järjestelmät ovat sellaisia, että niissä on aina yläpuoli ja alapuoli kaikilla tasoilla. Jos yläpuoli poistetaan, kaikkia alla oleva on irti muusta järjestelmästä'.

Organisaatiomuotojen vertailua

Organisaatiomuotojen ajalliset valtajaksot ja vaikutusalueet ovat:

1. Sukulaisuus: primitiivinen keräilijäaika: perhe, kulttuuri
2. Instituutiot, hierarkia: maatalousyhteiskunnan aika: valtio, hallitus
3. Vapaa markkinatalous: teollisuusyhteiskunnan aika: talous ja
4. Verkostot: tietoyhteiskunnan aika: kansalaisyhteiskunta.

Organisaatiomallien päämielenkiinto ja pääarvo ovat:

1. Sukulaisuus: identiteetti: johonkin kuuluminen
2. Instituutiot, hierarkia: valta, auktoriteetti: järjestys
3. Vapaa markkinatalous: hyvinvointi: vapaus
4. Verkostot: tieto: Oikeudenmukaisuus ja tasa-arvo

Organisaatiomallien tärkeimmät riskit ja tärkeimmät tuotteet ovat:

1. Sukulaisuus: sukulaisten suosinta: kotitalouden tuotteet
2. Instituutiot, hierarkia: lahjonta, mädännäisyys: yleishyödylliset tuotteet
3. Vapaa markkinatalous: riisto: yksityiskäyttöön tarkoitetut tuotteet
4. Verkostot: harhakuvat: yhteisölliset tuotteet

Organisaatiomallien motivaatio ja rajoitukset ovat:

1. Sukulaisuus: hengissä säilyminen: johtamiseen liittyvän päätöksenteon vaikeus
2. Instituutiot, hierarkia: korkeampi auktoriteetti: merkantiilinen (kaupallinen) kontrolli
3. Vapaa markkinatalous omanvoitonpyyntö: sosiaalinen tasa-arvo ja
4. Verkostot: konsensus, yhteisymmärrys, yhteystyö: tiedon ylitarjonta

Organisaatiomallien rakenne ja arkkitehtuuri ovat:

1. Sukulaisuus: monipäinen: labyrintti
2. Instituutiot: hierarkia: pyramidi
3. Vapaa markkinatalous: atomistinen: hiukkasmainen ja
4. Verkostot: verkostomainen, solmumainen

Organisaatiomallien kehoon liittyvä vertaus ja niiden käyttämä informaatiotekniikka ovat:

1. Sukulaisuus: iho/ulkonäkö: symbolit
2. Instituutiot, hierarkia: luuranko: kirjoitus, kirjapaino
3. Vapaa markkinatalous: verenkierto: lennätin ja puhelin sekä
4. Verkostot: hermosto: digitaalinen tiedonsiirto

Organisaatiomallit tasosiirtyminä

Siirtymien olemassaolon tasomallissa tasolta toiselle tapahtuu mm. ratkaisemalla edellisen tason keskeinen ongelma. Myös tiedon käsittelyssä tapahtuu yleensä merkittävä muutos.

Edellä olevassa organisaatiomallissa keskeisiksi rajoituksiksi, ongelmiksi, on esitetty:

1. sukulaisuudessa johtamisen päätöksenteko
2. instituutioissa merkantiilinen (kaupallinen) kontrolli
3. markkinoissa sosiaalinen tasa-arvo ja
4. verkostoissa informaation ylikuormitus.

Ratkaisut näihin ongelmiin organisaatiotasoihin liittyen ovat olleet:

1. Ongelma: Johtamisen päätöksenteon vaikeus sukulaisuudessa: Ratkaisu: Keskitetty, hierarkkinen päätöksenteko, joka luo järjestystä.
2. Ongelma: Kaupallisen kontrollin vaikeus hierarkiassa: Ratkaisu: (taloudellisen toiminnan) Vapaus.
3. Ongelma: Sosiaalinen tasa-arvo vapaassa markkinataloudessa: Ratkaisu: Oikeudenmukaisuus ja tasa-arvo sekä konsensus verkoissa.
4. Ongelma: Informaation ylikuorma verkostoissa: Ratkaisu löytyy vasta verkostoja seuraavassa organisaatiomallissa. Tällä hetkellä näyttäisi siltä että ratkaisu siihen on tekninen: Keinoälypohjainen, oppiva tietokonejärjestelmä, joka pystyy täsmätiedon luomiseen muuttuvista tarpeista ja massatiedosta.

Esimerkkejä tasosiirtymistä aiheutuvista ongelmista

Esimerkki näistä ongelmista ja ratkaisuista on Neuvostoliiton kaatuminen ja sen keskeiset ongelmat. Vapaan markkinatalouden aikakaudella Neuvostoliitto pyrki ratkaisemaan talouteen liittyvää monimutkaisuutta instituutioilla: Keskitetyllä tuotannon suunnittelulla ja siihen liittyvällä keskitetyllä tavaroiden hintojen laskennalla. Monimutkaisuuteen ja laajenevaan erikoistumiseen liittyvät ongelmat tiedostettiin, mutta tietotekniikan kehitys lupasi koko ajan monimutkaisuuden ratkaisua hierarkkisesti seuraavan sukupolven tietokoneilla ja tietotekniikalla. Monimutkaisuus, kehittynyt kulutuskysyntä ja monimutkaistuva sotatekniikka aiheuttivat aina suurempia ongelmia kuin mitä pystyttiin tekniikan tasolla ratkaisemaan. Myös keskitetyn valvonnan tarve, luottamuksen puuttuminen, teki mahdottomaksi paikallisen hallinnan keskeisen uuden välineen, tietokoneiden lähiverkon käytön. Lopulta tilanne ajautui valtavaan sisäiseen kitkaan, tehottomuuteen ja jälkeen jäämiseen vapaan markkinatalouden maista.

Vastaava tilanne syntyy, jos vapaan markkinatalouden organisaatio perustuu hierarkian sijasta sukulaisuuteen. Samoin tietysti verkostoajan ongelmien ratkaisu hierarkkisesti synnyttää ongelmia.

Verkostoajan 'Ilkeät ongelmat'

Hierarkkisen ja verkko-ajan ongelmien eroja on käsitellyt professori Markku Sotarauta havainnollisesti väitöskirjateoksessaan 'Kohti epäselvyyden hallintaa'. Sotarauta esittää kirjassaan termin 'Ilkeä ongelma'. Se tarkoittaa verkottunutta, dynaamista ongelmaa jota ei voi ratkaista. Nykyajan verkottuneet ongelmat ovat yhä enemmän 'ilkeitä ongelmia'. Niitä ei ratkaista, niitä voi vain hallita verkottuneella tiedolla.

Katso myös

• Organisaation muisti

Lähteitä:

• Eccu Finland Oy (organisaation sidosryhmät -määrittely)
• John Arquilla & David Ronfeldt:'The Advent of Netwar' RAND 1996
• Kirjassa M Metsä (toim.):”Tuleva tuhat” Tilastokeskus, Gummerus 1999: P Lillrank:”Globaali verkostotalous” s. 142 - 144
• Heinz R. Pagels:”The Dreams of Reason; The Computer and the Rise of Sciences of Complexity” Bantam Books USA, 1989
• Markku Sotarauta:”Kohti epäselvyyksien hallintaa” Suomen Tulevaisuuden Tutkimuksen Seura, Finnpublisers Gummerus 1996