Projektinhallinta

Projektinhallinta tarkoittaa resurssien (kuten ihmiset) organisointia ja hallintaa sellaisella tavalla että projekti voidaan päättää suunnitellun sisältöisenä, laatuisena, aikataulun ja budjetin mukaisesti. Toinen projektinhallinnan tavoite on optimoida ja yhdistää projektiin vaikuttavia asioita siten että projektin tavoitteet toteutuvat. Projektinhallinnassa organisoidaan siis erilaisia resursseja kuten rahaa, ihmisiä, materiaalejaaa, energia, tilaa, palkkioita, viestintää, laatua, riskejä jne.

Lyhyt projektinhallinnan historia

Projektinhallinnan isänä pidetään Henry Gantt:ia, joka kehitti projektin suunnittelu- ja seurantatekniikoita, mm. Gantt-kaavio. Gantt kaavio kuvaa tehtäviä aikajanalla niiden ajoitusta osoittavien pylväiden avulla. Henry Gantt:ia pidetään myös WBSn (work breakdown structure), eli työnosituksen, kehittäjänä. Työnosituksessa projekti jaetaan pieniin osiin, joiden pohjalta työtä on helppo hallita, ja tehtävät voidaan jakaa eri vastuuhenkilöille.

Seuraava kehitysvaihe oli PERT-malli (Program Evaluation and Review Technique)ja kriittisen polun menetelmä, jotka perustuivat matemaattisiin malleihin.

1969 USA:ssa perustettiin Project Management Institute (PMI), joka palvelee projektinhallinnasta kiinnostuneita. 1981 PMI julkaisi kirjan A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), joka sisältää projektinhallinnassa yleisesti käytettyjä standardeja ja ohjeita. Euroopassa perustettiin 1967 International Project Management Association (IPMA), joka myös perusti IPMA Project Baseline:n. Organisaatiot tekevät parhaillaan yhteistyötä luodakseen kansainvälisen projektinhallinnan standardin.

Projektipäällikkö

Projektinhallinta on useimmiten projektipäällikön tehtävä. Projektipäällikkö ei useimmiten osallistu projektin muiden tehtävien tekemiseen, vaan lähinnä keskittyy projektin etenenemisen varmistamiseen ja eri osapuolten yhteistyön varmistamiseen siten että projektin riskit pienenevät. Projektipäällikkö toimii usein asiakkaan edustajana, ja siksi määrittelee ja toteuttaa asiakkaan tarpeet. Kommunikointi eri sidosryhmien kanssa on myös projektipäällikön tärkeimpiä tehtäviä.

Projektipäällikkö tekee projektin osituksen, tyypillisesti yhteistyössä muiden kokeneiden projektinjäsenten kanssa. Projektipäällikkö myös jakaa projektin tehtävät eri työntekijöille.

Projektinhallinnan tehtävät

Työn ja tavoitteiden suunnittelu Tavoitteiden analysointi Riskien hallinta (analysointi ja seuranta) Resurssien arviointi Resurssien jako Työn organisointi Resurssien hankinta Tehtävien jako Projektin etenemisen seuranta ja hallinta Tulosten analysointi Laadun hallinta Virheiden ehkäseminen Projektin päättäminen Sidosryhmien kanssa kommunikointi jne

Projektinhallinnan tuotoksia

Menestyneiden projektien täytyy dokumentoida tavoitteet ja tuotokset riittävän hyvin. Nämä dokumentit toimivat projektin sponsorin, asiakkaiden ja projektin jäsenten odotusten linjaamiseksi.

Projektin asetus Projektin liiketoimintasuunnitelma/kannattavuusselvitys Projektisuunnitelma WBS Muutostenhallinta/konfiguraationhallintasuunnitelma Riskien hallinta suunnitelma Viestintäsuunnitelma Asialista Tehtävälista Resurssinhallinta suunnitelma Projektin aikataulu Projektiraportti Vastuunjako Sidosryhmien analysointi Opitut kokemukset

Nämä dokumentit tallennetaan yleensä paikkaan, esim Intranettiin, johon on projektin sidosryhmillä vapaa pääsy.

Projektinhallinnan suuntauksia

Projektinhallinnan suuntauksiin voidaan lukea erilaisia ketteriä, interaktiivisia, inkrementaalisia ja vaiheistettuja suuntauksia.

Perinteinen suuntaus Perinteiseisesti projektihallinnassa on tiettyjä vaiheita, jotka tehdään aina samassa järjestyksessä: - projektin asettaminen - projektin suunnittelu - projektin toteutus - projektin seuranta - projektin päättäminen

Näistä vaiheista on erilaisia muunnelmia eri teollisuuden aloilla. Ohjelmiston kehittämisesssä monet organisaatiot noudattavat Rational Unified Process (RUP) tai tuotekehitykselle tyypillistä vaiheistettua (ks Cooper: stage-gate model) mallia.

RUP (Rational Unified Process)

Aloitus – Projektin sisältö määritetään, samoin mahdollinen järjestelmän arkkitehtuuri, ja haetaan projektille rahoitus ja sidosryhmien hyväksyntä. Kehittely – Järjestelmän arkkitehtuuri varmennetaan. Rakentaminen – Rakennetaan toimiva ohjelmisto säännöllisten pienten lisäysten avulla. Siirtyminen – Varmennetaan ja otetaan käyttöön järjestelmä sille suunnitellussa ympäristössä.

Kriittinen ketju (TOC)

Kriittinen ketju (Critical Chain) on kriittisen polun ja TOC teorian pohjalle rakennettu projektinhallinta menetelmä.

Ketterät suuntaukset

Perinteiset projektinhallinnan menetelmät soveltuvat suurille kertaluonteisille projekteille. Koska projekteiksi kutsutaan nykyään myös lyhyempien esimerkiksi viikon tai viikkojen pituisia yhden tai kahden ihmisen töitä, eivät nämä perinteiset mallit välttämättä sovellu tällaisiin projekteihin. Siksi on kehitetty myös kevyempiä projektinhallinnan malleja, kuten ketterä ohjelmistokehitys (agile development methods) Extreme Programming ja Scrum.

Prosessipohjainen hallinta

Projektinhallintaan on liitetty usein prosessipohjainen asioiden hallinta, esimerkkinä tästä mainittakoon kypsyysmallit kuten CMMI (Capability Maturity Model Integration) ja ISO/IEC15504 (SPICE – Software Process Improvement and Capability Determination).

Lisää aiheesta

http://www.tol.oulu.fi/kurssit/811308A/LuentoOutline.pdf Projektitoiminnan perusteet – luento outline

http://www.tol.oulu.fi/kurssit/811308A/PTP_oppilas1_2004.pdf Projektitoiminnan perusteet http://www.tol.oulu.fi/kurssit/811308A/PTP_oppilas2_2004.pdf Projektitoiminta, oranisointi ja johtaminen http://www.tol.oulu.fi/kurssit/811308A/PTP_oppilas3_2004.pdf Projektin arviointi, suunnittelu ja ositus http://www.tol.oulu.fi/kurssit/811308A/PTP_oppilas4_2004.pdf Projektin riskit

http://www.it.lut.fi/kurssit/06-07/Ti5214400/lectures.html Projektinhallintaluentoja (IT projektit)

Risto Pelin: Projektihallinnan käsikirja, 2. uudistettu painos, Projektijohtaminen Oy Risto Pelin, Espoo 1999