Ulkoistaminen

Ulkoistaminen tarkoittaa yrityksen (organisaation) osan tai tietyn osatoiminnan ostamista ulkopuoliselta yritykseltä (organisaatiolta). Esimerkkejä ulkoistamisesta ovat tietotekniikan hallinnointi ja ylläpito, siivous, vartiointi, työterveydenhoito, tuotteiden valmistus, sihteeripalvelut, muotoilu ja yrityksen ruokalan ylläpito.

Ulkoistaminen tuli suosituksi tunnuslauseeksi 1990-luvullainin, mutta harvat ymmärtävät tai ovat samaa mieltä sen tarkoituksesta. Konsepti alkoi Ross Perot toimesta, kun hän perusti Electronic Data Systems -yrityksen 1950-luvulla. EDS kertoi mahdollisille asiakkailleen: 'Tunnette huonekalujen suunnittelun, valmistuksen ja myynnin, mutta me olemme tietotekniikan ammattilaisia. Me voimme myydä teille tarvitsemanne tietotekniikan ja maksatte meille kuukausittaisen maksun palvelusta. Minimiaika on kahdesta kymmeneen vuotta.'

Ulkoistaminen merkitsi Suomessa mm. tietotekniikkapalveluiden osalta vuonna 2004 noin 200 miljoonan euron edestä uusia sopimuksia. USA:ssa 60 - 70 % yritysten palkanlaskennasta on ulkoistettu.

Ulkoistaminen merkitsee myös erikoistumista, verkostoitumista, tarvetta kompleksisuuden hallintaan, tieto- ja muun liikenteen kasvua sekä standardien merkityksen kasvua.

Näkökulmia ulkoistamiseen

Ulkoistamiseen on useita näkökulmia ja intressiryhmiä.

• ulkoistava yritys (luovutus)
• ulkoistuksen saava yritys (vastaanotto)
• ulkoistetusta työstä vastaavat työntekijät edellisissä yrityksissä (esim. työpaikan vaihto)
• ulkoistetusta työstä muuten riippuvat työntekijät ulkoistavassa yrityksessä (yhteistoiminta)
• 'ulkoistamisteollisuus' (tietoliikenne, ulkoistamisvälineiden ja -palveluiden tuottaja)
• osakkeenomistajat (vaatimus paremmasta tuotosta; erikoistuminen)

Ulkoistamisen eduista

Ulkoistaminen on erikoistumista, koska yritys voi keskittyä ydinosaamiseensa. Erikoistuminen taas lisää yrityksen toiminnan tehokkuutta.

Ulkoistamalla yritys verkottuu myös suurempaan organisaatioon ja saa näin sen koosta johtuvia etuja. Esimerkiksi vartiointia voidaan tehostaa tarvittaessa laaditun sopimuksen puitteissa. Oman vartioinnin tehostaminen edellyttäisi uusia henkilöitä, jotka olisivat erityistarpeen poistumisen jälkeen rasite ulkoistavalle yritykselle.

Ulkoistaminen tekee yrityksen organisaatiosta usein myös joustavamman. Ulkoistettu toiminta voidaan lopettaa helpommin lopettamalla vain siihen liittyvä sopimus. Jos lopetettava toiminta on osa yrityksen varsinaista organisaatiota, tarvitaan yhteistoimintaneuvotteluja, irtisanomisia, eläkejärjestelyjä, tiedottamista, mediasuhteiden hoitoa jne.

Ulkoistamisen haasteista

Ulkoistaminen edellyttää yritykseltä uusia taitoja. Hierarkkinen, käskemiseen liittyvä selkeä johtaminen muuttuu verkottuneeksi, sopimuksiin perustuvaksi, hämärämmäksi johtamiseksi.

Ulkoistettua palvelua tarjoavat yritykset hämärtävät yrityksen organisaation rajoja. Tällä voi olla merkitystä mm. turvallisuuden hoitamisessa.

Ulkoistaminen vaatii merkittävää luottamusta sopimuspuolien välillä. Tämä on erityinen haaste ulkoistamispalveluja tarjoavalle yritykselle ja sen henkilöstön toimintatavalle.

Milloin kannattaa ulkoistaa ja milloin ei

Ulkoistaminen kannattaa, erityisesti palveluiden osalta, kun pyritään:

• kustannusten alentamiseen, esim. kun haetaan verkottumisen ja suuremman koon etuja
• tuotannon määrän ja laadun lisäämiseen
• hankalien toimintojen välttämiseen (oikeudellinen vastuu)
• erityisosaamista omaavan henkilöstön määrän pienentämiseen
• pienen ja homogeenisen joukon (työvoima) ylläpitämiseen
• mielikuvien luontiin
• selviämään riskeistä ja epävarmuudesta
• saamaan ohjausta ja konsultointia
• erikoistumaan yrityksen ydinosaamiseen
• joustavaan toimintaan ja organisaatioon

Ulkoistaminen ei kannata kun:

• kun ei ole tarvetta edellä lueteltujen etujen saavuttamiseen
• kun on kyse yrityksen ydintoiminnasta, milloin ulkoistaminen olisi koko yrityksen ulkoistamista ja tarkoittaisi käytännössä toimialan vaihtoa
• kun on jokin erityistarve olla ulkoistamatta, esim. jos yrityksen toiminnassa korostuu turvallisuus ja ulkoistamisen nähdään lisäävän turvallisuusriskejä, joka onkin ulkoistamisen perusriski.

Lähteitä:

• Koistinen, Olavi: Ulkoistaminen etenee yhä syvemmälle yritysten toimintoihin. Helsingin Sanomat, 26. marraskuuta 2004, s. B 5