Arkiv

Arkiv (av lat. archivum och ytterst grek. archeion, regerings- eller ämbetsbyggnad) kan avse olika saker:

1. Ett sammanhållet bestånd av handlingar (arkivalier) härrörande ur en arkivbildares, exempelvis en myndighets, ett företags eller en enskild persons verksamhet.
2. En arkivinstitution, alltså en myndighet eller institution som handhar arkiv som överlämnats av den ursprungliga arkivbildaren. Exempel på sådana institutioner är Riksarkivet och landsarkiven, men det finns även fristående institutioner (privata och föreningar) som Arbetarrörelsens arkiv och bibliotek. En sådan institution har i regel hand om många olika arkivbildares arkiv (enligt föregående definition) eller de delar av dessa arkiv som inte längre anses tillräckligt väsentliga för den fortlöpande verksamheten för att förfaras hos arkivbildaren men anses böra bevaras för forskningsändamål.
3. Den lokal i vilken ett arkiv eller en arkivinstitution är inrymt.

Begreppet arkiv (samling av dokument) särskiljs i första hand från museer (samling av föremål) och bibliotek (samling av tryckta böcker). Gränsdragningen har inte alltid varit klar mellan arkiv, bibliotek och museer. Till exempel innehåller Kungliga biblioteket flera samlingar av kända författares handskrifter.

Verksamhet rörande arkiv kallas arkivväsen. Skötseln av ett arkiv omfattar vad som ska samlas, vad som ska gallras ut, hur samlingen ska ordnas och hur den ska katalogiseras. Den som yrkesmässigt ägnar sig åt detta kallas arkivarie. Studiet av sådana metoder kallas arkivvetenskap.

Den som skapar ett arkiv kallas arkivbildare. Arkiv skapas vanligen som en integrerad del av en organisation, företag eller förenings ordinarie verksamhet. Lagar och förordningar kan föreskriva att handlingar måste sparas i viss utsträckning under en viss tid, men därutöver anger arkivbildaren vad som ska gälla. Större arkivinstitutioner har dessutom att ta ställning till donationer av hela arkiv från privata arkivbildare. Sedan ca 1900 tillämpas proveniensprincipen, vilket betyder att dokument förvaras och hanteras i den ordning de skapades (proveniens betyder ursprung), men i äldre tid förekom det att donerade dokumentsamlingar delades upp och dokumenten sorterades in i den egna samlingen.

Katalogiseringen av arkiv är avgörande för att hitta handlingar. Den utgör en ortsättning eller tillämpning av proveniensprincipen. Framför allt kan den vara olika detaljerad. På högsta nivån måste en arkivinstitution ha en förteckning över vilka arkivbildares arkiv den förvaltar. För varje arkiv redovisas sedan handlingarna i 'serier' som i sin tur består av 'volymer'. Arkivbestånden förtecknas vanligen med stöd av det allmänna arkivschemat. Handlingarna kategoriseras på funktionella grunder.

För Sverige finns ett försök med en Nationell arkivdatabas (NAD) utgiven på CDROM och tillgänglig över webben, som förtecknar arkivinstitutioner och deras bestånd, men däremot inga detaljer om dokumenten inom varje samling.

Olika slag av arkiv

Föreningsarkiv är i ordets betydele 1. de handlingar som en förening skapar i sin verksamhet och bevarar. I andra betydelsen är det en institution som är en depå för föreningar. Ofta är de i sverige organiserade länsvis. Föreningars äldre arkiv förvaras vanligen hos gemensamma folkrörelsearkiv. Exempel: Föreningsarkivet i Jämtlands län.

Företagsarkiv är i ordets betydele 1. de handlingar som ett företag skapar i sin verksamhet och bevarar. I andra betydelsen är det en institution som är en depå för företag. Ofta är de i Sverige organiserade antingen koncernvis eller regionalt. Exempel: Skånes Näringslivsarkiv, Näringslivsarkiv i Norrland - NIN.

Grammofonarkiv är ett annat namn för skivsamling. Större skivsamlingar finns vid Sveriges Radio, vid Statens ljud- och bildarkiv och hos privata samlare, till exempel Anders Eldeman.

Kommunala arkiv är primärkommunernas arkiv, exempelvis Gävle stadsarkiv, som även bevarar de kommuners arkiv som uppgått i den nu existerande kommunen. Landstingen har egna arkiv, exempelvis Jämtlands läns landstings arkiv.

Ett pressklipparkiv består av utklippta tidningsartiklar i för arkivbildaren relevanta ämnen, till exempel om det egna företaget. Se även nyhetsbevakning. Om klipparkivet förekommer inom en arkivbildres verksamhet redovisas det som en serie i arkivförteckningen.

Ritningsarkiv finns vid tekniska företag, när tekniska ritningar hanterades på papper eller motsvarande. Uppgifter var att förvara originalritningar, förvalta gjorda ändringar i dessa och framställa kopior. Vanligen bestod originalritningarna av halvtransparent film som rullades, medan kopior gjordes i negativt blått på papper, cyanotypi eller så kallade blåkopior. Denna hantering av ritningsarkiv var dyrbar och långsam och har sedan 1980-talet ersatts av datorprogram för ritning (CAD, computer-aided design, datorstödd konstruktion), förvaltning och lagring, vanligen i stora system som omfattar företagets hela produktsortiment över produkternas hela livstid, så kallad product data management (PDM-system). I dn mån ritningarna arkiverats redovisas de som en eller flera serier i arkivförteckningen.

Statliga arkiv är främst Riksarkivet med Krigsarkiveten samt landsarkiv. Riksdagens arkiv (i riksdagsförvaltningen) fungerar som arkivmyndighet för riksdagen, riksdagsförvaltningen samt vissa av riksdagens myndigheter.

Rundarkiv är ett slanguttryck för papperskorg.